Organizing sebagai Fungsi Manajemen Perpustakaan

Pengertian Organizing

Organizing atau pengorganisasian dalam konteks manajemen adalah suatu proses yang bertujuan untuk merancang struktur formal dalam sebuah organisasi. Proses ini melibatkan pengelompokan dan pembagian tugas di antara anggota organisasi atau karyawan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai secara efisien.

Pengorganisasian sebagai suatu proses penentuan, pengelompokkan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relative didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitasaktivitas tersebut (Kristiawan et al., 2017).

Dalam konteks perpustakaan, pengorganisasian mencakup berbagai aspek yang membantu operasi dan pencapaian tujuan perpustakaan berjalan lancar. Dalam artikel ini akan membahas fungsi pengorganisasian dalam manajemen perpustakaan, serta tindakan yang diperlukan untuk membuat sistem perpustakaan yang berfungsi dengan baik.

 

Fungsi Pengorganisasian

Dalam pengorganisasian setiap individu dibebankan tugas dan tanggung jawab agar pengorganisasian ini bisa berjalan dengan lancar (Manda, 2016). Fungsi pengorganisasian, antara lain:

1. Fungsi strukturalisasi, struktur kepegawaian yang akan ditetapkan, terutama dalam penyusunan dan penempatan orang-orang yang berkompeten, pekerjaan-pekerjaan, material, dan pikiran-pikiran dalam struktur tersebut. Organisasi pada umumnya, struktur pengurus telah disusun secara hierarkis, ada atasan dan bawahan. Misalnya dari kepala sekolah, waka kesiswaan, guru kelas, guru bidang studi, staf operasional dan administrasi, dan sampai pada bagian kebersihan;

2. Fungsi relationship, yaitu menjalin hubungan dengan pihak eksternal lembaga dengan mempertegas tugas, fungsi, kewajiban-kewajiban, hak-hak, dan tanggung jawab masingmasing anggota, yang disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya tujuan pendidikan. 

3. Fungsi integritas usaha-usaha suatu lembaga pendidikan, yang dapat juga diartikan sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha menyelesaikan berbagai kegiatan lembaga pendidikan. Dengan demikian, lembaga pendidikan adalah wadah aktivitas-aktivitas yang menyusun dan membentuk hubungan-hubungan fungsional sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan.

Pengertian Manajemen Perpustakaan

Manajemen perpustakaan adalah proses dan upaya untuk mencapai tujuan perpustakaan dengan mengatur dan memanfaatkan sumber daya perpustakaan, yaitu manusia, dana, perlengkapan, dan koleksi, sehingga perpustakaan dapat menghasilkan karya, fungsi, peran, dan keahliannya masing-masing.

Menurut Iskandar (2016), manajemen perpustakaan adalah proses mengatur, mengarahkan, membimbing, mengendalikan, mempengaruhi SDP (Sumber Daya Perpustakaan) sehingga dapat bekerja, berkarya, melakukan tugas-tugas kepustakawanan agar berjalan sesuai dengan tugas, fungsi dan tujuan perpustakaan. 

Pentingnya Pengorganisasian (Organizing) di sebuah Perpustakaan

Dengan pengorganisasian yang baik, setiap anggota tim dapat memahami tugas dan tanggung jawab mereka. Ini mengurangi kemungkinan tumpang tindih dan kebingungan dalam pelaksanaan tugas. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan perpustakaan berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan.

 

Kegiatan Penting dalam Pengorganisasian

Menurut Lasa (2005), Adapun elemen atau kegiatan yang dilakukan dalam pengorganisasian perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Perumusan tujuan: Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan tertentu, aktivitas-aktivitas yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang telah dirumuskan. 
2. Pembagian kerja: Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas maka akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi pemborosan. 
3. Pembagian wewenang: Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam organisasi, maka dapat dihindarkan terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas wewenang untuk bertindak. 
4. Kesatuan komando: Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando/perintah agar tidak terjadi kebingungan ditingkat pelaksana. Oleh karena itu dalam sistem organisasi perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial, baik pada manajer puncak, manajer menengah, maupun manajer lini. 
5. Koordinasi: Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi ini sangat penting bagi suatu lembaga untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan tugas, dan mengurangi konflik internal. 

Peran Organizing dalam Manajemen Perpustakaan

 Adapun peran organizing yang dilakukan di manajemen perpustakaan seperti meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan. Pengelolaan sumber daya manusia dan informasi yang tepat pada perpustakaan akan meningkatkan kepuasan pengguna dan mendorong minat baca masyarakat. Peran organizing yang lain adalah penyelesaian masalah, sebab kegiatan pengorganisasian ini akan memudahkan mengidentifikasi masalah operasional yang ada di perpustakaan.

 Maka dari itu, dapat disimpulkan bahwa organizing atau pengorganisasian dalam konteks manajemen adalah suatu proses yang bertujuan untuk merancang struktur formal dalam sebuah organisasi. Proses ini melibatkan pengelompokan dan pembagian tugas di antara anggota organisasi atau karyawan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai secara efisien. Adapun peran organizing yang dilakukan di manajemen perpustakaan seperti meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan. Dengan pengorganisasian yang baik, setiap anggota tim dapat memahami tugas dan tanggung jawab para karyawan.

Referensi

Iskandar. 2016. Manajemen dan Budaya Perpustakaan. Bandung: Refika Aditama

Lasa H.S. 2005. Manajemen Perputakaan. Yogyakarta: Gama Media

Kristiawan, M., Safitri, D., & Lestari, R. (2017). Manajemen Pendidikan, Yogyakarta:        Deepublish